Gérer judicieusement son plan d'investissement

Souvent, au début de l’année financière, les projets contenus dans le plan d’investissement ne sont pas suffisamment matures pour être lancés ou, encore, pas assez compris pour que leurs activités critiques obtiennent l’attention requise. Au fil des mois, l’urgence de tenter de concrétiser les promesses faites s’installe et force le lancement de projets dont la définition est incomplète. Il en résulte des dépassements de coûts, des dates butoirs manquées et un rendement de l’investissement moindre que prévu. Somme toute, les attentes des parties prenantes ne sont pas satisfaites. Pire encore, ce ne sont pas nécessairement les projets qui auraient le mieux servi l’entreprise qui sont mis de l’avant.

Adopter une approche par étapes

La solution consiste à implanter la gestion de portefeuille et l’instauration d’un processus de définition de projet par « étape-porte », ou « stage gate ». La gestion de portefeuille couvre la gestion de groupes de projets, la priorisation de ceux-ci en fonction de leur adéquation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et le développement d’études à ces mêmes fins.

Le processus étape-porte est une méthodologie qui permet d’investir dans un projet de façon progressive et de vérifier qu’à chaque étape, les objectifs clés continuent d’être alignés avec les objectifs stratégiques. À chaque étape et selon une matrice d’autorité établie, des responsables ou un comité d’investissement approuvent la continuation vers le prochain niveau d’étude ou encore la mise en œuvre du projet.

Miser sur une exécution méthodique

Une fois les études et les projets sélectionnés, il faut en assurer le rendement. Pour ce faire, la définition de l’envergure des projets doit prévoir une exécution claire des travaux, une estimation des coûts et du temps requis pour les réaliser conforme aux critères d’étape-porte, l’identification des occasions et des risques associés ainsi que l’expression précise des bénéfices mesurables attendus. Il va de soi que l’application des règles de l’art liée à la gestion de projet est primordiale lors de l’exécution de chaque projet approuvé. L’utilisation d’un bureau de gestion de projet (PMO) et l’instauration de processus de gestion de projet sont des pas importants dans cette direction.

Afin de pouvoir bénéficier pleinement de cette solution, l’optimisation du rendement d’un plan d’investissement requiert une priorisation adéquate des projets, lesquels auront été suffisamment définis au préalable. Pour ce faire, on doit avoir mené des études démontrant que certains des projets pressentis assureront un rendement conforme aux objectifs stratégiques ou permettront de satisfaire les obligations de l’entreprise. Pour en arriver là, il faut avoir étudié nombre d’idées pour ensuite rejeter celles qui s’avèrent non rentables, mettre en veilleuse les projets moins prioritaires et cibler les occasions intéressantes et les obligations.

Établissons un parallèle avec une mine souterraine : lorsqu’un trop grand accent est mis sur l’extraction du minerai au détriment du développement de rampes d’accès, le moment viendra où il n’y aura plus suffisamment de minerai accessible pour maintenir la cadence d’extraction prévue. Ainsi, quand la filière de projets définis est épuisée et qu’aucune nouvelle étude n’a été réalisée en amont, le plan d’investissement ne peut plus être optimisé.

Pour conclure

Cette optimisation deviendra aussi critique en temps de crise qu’en période de croissance. Faire les bons choix de projets quand le contexte est plus difficile est un moyen de maximiser le rendement des opérations et de préparer la période de croissance. Lorsque le moment sera plus opportun pour lancer les projets, l’entreprise aura ainsi une longueur d’avance.

Finalement, un suivi rigoureux de l’évolution de chaque étude et de chaque projet assurera le soutien optimal du plan d’investissement à court, moyen et long terme.