Gérer les projets tumultueux avec agilité et efficacité

Afin de bien accompagner les clients, il est donc important de gérer les projets de manière agile, sans quoi on risque de s’exposer à des retards et à des dépassements de coûts. La plupart des projets sont maintenant réalisés en mode accéléré, ce qui donne parfois l’impression de construire l’avion en vol.

La gestion des grands projets requiert normalement une structure rigoureuse – plans d’exécution, outils, procédures et méthodes – afin d’en garder la maîtrise pendant toutes les étapes, des études conceptuelles jusqu’à l’exécution. Il faut également moduler l’approche selon l’étape; ainsi, à l’étape des études préliminaires, on doit s’attendre à faire preuve d’une plus grande souplesse, et c’est encore plus vrai pour un projet comportant une part d’incertitude.

Être à l’affût des changements

Au moment de démarrer un projet, tous les aspects sont maîtrisés, mais il faut avoir l’œil vif pour détecter les enjeux sans tarder. Avoir une bonne capacité d’anticipation peut alors s’avérer très utile. Les membres de l’équipe de projet peuvent signaler un changement à l’équipe de gestion, qui doit le formuler simplement et le présenter rapidement au client lors des réunions de tendances afin de déterminer la direction à prendre.

Chez BBA, la gestion des changements fait partie du plan de contrôle de projet. Ce dernier est une section du plan d’exécution de projet, un document clé qui doit être produit par le·la directeur·trice du projet et dont la réalisation ne devrait jamais être déléguée. Un programme de tendances complet doit englober les volets CAPEX et OPEX ainsi que le mandat.

Les tendances approuvées, lorsque leur somme atteint le seuil entendu avec le client, sont transformées en avis de changement au projet, ou ACP; leur validation devient alors une formalité, puisqu’elles ont préalablement été approuvées. Les ACPs à coûts nuls sont tout aussi importants, car ils assurent le maintien du contrôle du projet, par exemple en cas de changements dans l’organigramme du client.

Il est également essentiel d’ajouter les risques au registre au fur et à mesure, et de les revoir tous les mois.

Il faut demeurer agile afin d’être en mesure d’adapter le plan et la structure dès que la situation change. Changement et efficacité sont des notions qui s’opposent parfois, mais voici de bonnes pratiques en vue de maintenir une gestion de projet efficace, même pendant les périodes houleuses :

• Privilégier un rapport mensuel simple et adapté, en prenant le temps de résumer l’information dans un sommaire exécutif avec un tableau de bord.
• Limiter la quantité des codes de temps, surtout pour les études. La performance (indicateurs clés de performance) y est d’ailleurs souvent présentée par disciplines, et non par livrables.
• Séparer la liste des livrables en deux :
  • une liste pour évaluer les progrès et les heures requises pour compléter chaque livrable;
  • une liste de livrables complète, mise à jour tout au long du projet.

Les gestionnaires sont aussi bien informé·e·s que les membres de leur équipe. Ils·elles doivent garder les canaux de communication ouverts pour accéder aux données en première ligne d’un projet, afin de pouvoir bien informer les parties prenantes.

Il est essentiel de maintenir une communication de premier ordre avec le client, notamment en lui relayant les mauvaises nouvelles rapidement afin de préserver le lien de confiance.

Les changements doivent être communiqués à l’équipe dès qu’ils surviennent. Il faut tenir des réunions à une fréquence régulière, idéalement tout en virtuel ou tout en présentiel, en n’y convoquant que les personnes qui doivent y assister. Les rencontres individuelles avec le client sont très efficaces. Et n’oubliez pas qu’une rencontre sans compte rendu est considérée comme n’ayant pas eu lieu.

Veillez toujours à la santé mentale de votre équipe, maintenez une attitude positive et soyez un·e agent·e de changement!

Il est primordial de demeurer agile et efficace afin d’assurer le succès d’un projet, surtout s’il comprend une nouvelle technologie. La personne qui dirige le projet doit :

• cibler les changements, les tendances et les risques;
• adapter le plan lorsque la situation change;
• communiquer, communiquer, et communiquer encore!

Il faut parfois prendre des décisions difficiles qui exigent de démontrer un leadership courageux. Pour appuyer la prise de décision, on peut se poser les questions suivantes :

• Qu’est-ce qui est le mieux pour le projet?
• Que ferais-je si c’était mon argent?

Et ne pas oublier qu’une bonne idée survenue trop tard, c’est une mauvaise idée!