Gérer votre projet avec succès grâce à une bonne communication avec les parties prenantes

Tout commence par les attentes

Le succès d’un projet repose sur la réponse aux attentes des personnes qu’il concerne. Cette simple phrase suscite plusieurs questions sous-jacentes : qui sera touché par le projet, quelles sont leurs réelles attentes? Pouvons-nous respecter ces attentes? Quels sont les risques de ne pas y arriver ou les opportunités d’améliorer d’autres éléments apportant une valeur ajoutée au projet?

Tout repose sur l’identification et la compréhension des attentes des parties prenantes (stakeholders) et de la capacité à y répondre.

Quatre facteurs clés de succès

Dès le démarrage d’un projet, il est important de vérifier qui sera touché par le projet dans son organisation. Par exemple, pour l’automatisation d’une chaîne de montage, la direction et les opérateurs seront directement touchés, mais aussi plusieurs autres équipes : ressources humaines, finances, ventes, approvisionnement, consultants, maintenance, etc. Le premier facteur de succès : connaître toutes les parties prenantes. D’autres intervenants pourraient aussi s’ajouter en cours de projet, selon son évolution ou les changements apportés. Il est nécessaire de revalider les parties prenantes en cours de projet.

Les attentes réelles de chacun de ces groupes doivent être bien cernées et la possibilité de les atteindre, validée. Pour les attentes irréalisables, des solutions intermédiaires doivent être suggérées et une validation de la bonne compréhension des attentes avec la partie prenante est nécessaire. Le deuxième facteur de succès : bien comprendre les attentes de chaque partie prenante.

On doit aussi déterminer les risques associés au fait de ne pas répondre à chacune de ces attentes ainsi que les opportunités d’améliorer le produit. Pour chacun de ces risques ou opportunités d’amélioration, un plan de mitigation ou d’action sera développé. Par exemple, si le projet n’est assorti d’aucune contingence budgétaire, le plan pourrait consister à déterminer dès le départ les éléments qui ne sont pas requis pour le déploiement du projet et de reporter leur mise en œuvre pour dégager des contingences dans le projet initial. D’autre part, la mise en œuvre du projet pourrait permettre éventuellement de produire des rapports de gestion utiles à la direction, exclus du projet initial. Le plan d’action pour cette opportunités d’amélioration sera d’énumérer les données requises pour ces rapports afin qu’elles soient disponibles à la fin du projet. Le troisième facteur de succès : l’établissement des risques et des opportunités et la mise en œuvre d’un plan de mitigation.

Ce processus doit se poursuivre tout au long du projet. Un plan de communication avec les parties prenantes doit être établi pour soutenir ce processus : déterminer les nouvelles parties prenantes, connaître les attentes, valider la probabilité des risques et opportunités d’amélioration déjà identifiés, cibler les nouveaux risques, établir des plans de mitigation et les mettre à exécution. Le quatrième facteur à succès : la mise en œuvre d’un plan de communication.

Cette méthode constitue aussi une première étape du processus d’accompagnement au changement : en impliquant les parties prenantes et en gérant leurs attentes, on favorise l’acceptabilité du changement et on facilite ainsi son intégration dans l’organisation.

Pour conclure

Un projet sera réussi si toutes les parties prenantes sont satisfaites du résultat, et ce, même si les indicateurs ne sont pas tous positifs, dans la mesure où cela ne pose pas d’enjeu aux parties prenantes. Pour reprendre l’exemple du départ, un projet dont le budget initial a été largement dépassé en raison de l’ajout de valeur sans que les parties prenantes y voient un enjeu peut ainsi être considéré comme un franc succès.