L'analyse des éventualités : rôle et importance

À quoi sert l’analyse des éventualités?

Une analyse des éventualités devrait répondre aux objectifs suivants :

• Définir l’estimation centrale ou le coût du projet en tenant compte des éventualités, c’est-à-dire le point présentant une égale probabilité de surestimation et de sous-estimation (appelé Pmoy).
• Définir la précision de l’estimation, à partir de l’estimation centrale, entre des points prédéterminés tels que P10 à P90 (soit un degré de confiance de 80 %).
• Préciser le degré de confiance ou le pourcentage des simulations qui se situent dans l’intervalle de précision visée de l’estimation centrale (Pmoy).

Afin de produire ce type d’analyse, on utilise généralement la méthode de Monte-Carlo avec un modèle déterministe ou probabiliste. La stratégie précédente convient mieux aux étapes des projets qui se rapprochent de l’approbation de financement intégral, mais elle pourrait aussi être employée lors de l’étude de préfaisabilité.

Le coût des éventualités et la marge de sécurité : quelle est la différence?

Une erreur courante lors de l’analyse du coût des éventualités consiste à ne pas créer de registre distinct pour les risques du projet et à produire un montant « fourre-tout » qui englobe l’évolution de la conception, les éventuelles modifications de portée et les risques matérialisés. L’analyse des éventualités et l’analyse des risques étant différentes, les deux exercices doivent être réalisés séparément.

Le terme « éventualités » s’applique aux « inconnues connues », soit les sommes supplémentaires que l’on pourrait devoir engager dans le cadre du projet, mais pour lesquelles on ne dispose pas d’assez d’information. Les risques de projet, quant à eux, sont des événements futurs ou des incertitudes dont le résultat exact est inconnu et qui pourraient avoir une incidence sur le coût et l’échéancier. Autrement dit, les éventualités ne comprennent pas les modifications de portée ni les cas de force majeure possibles; théoriquement, la réserve pour éventualités est censée être dépensée dans sa totalité au cours de l’exécution du projet.

La norme ISO 31000 définit le risque comme « l’effet de l’incertitude sur l’atteinte des objectifs ». Ici, l’incertitude comprend des événements qui peuvent se produire ou non et des incertitudes causées par un manque d’information ou une ambiguïté. Cela englobe autant les risques que les occasions. Dans ce contexte, le risque est différent des éventualités puisque, théoriquement, si l’on disposait d’assez de temps et de ressources pour en arriver à une définition précise, la réserve pour éventualités pourrait se rapprocher de zéro, considérant que le risque lié au projet peut être atténué, mais pas entièrement exclu. Les conséquences probables des risques concernent des événements futurs incertains qui sont, par définition, anormaux et exclus du cadre d’estimation de la planification et du budget.

Ce qui n’est pas couvert

Voici des exemples de risques qui ne seraient pas couverts par une réserve pour éventualités, mais qui doivent figurer dans un registre des risques officiel : changement de débit nominal de l’installation, perte potentielle de revenus causée par des retards, accélération du projet, interruptions de travail, fermeture en cas de confinement dû à la COVID-19.

Parmi les autres écueils de l’analyse des éventualités, mentionnons le fait de ne pas distinguer de façon appropriée les aspects de l’estimation moins bien définis et une analyse produisant des plages trop optimistes.

Dans le cas de la méthode de Monte-Carlo, la simulation présente également des caractéristiques inhérentes qui influencent les résultats. L’estimateur et l’équipe de projet devraient s’efforcer d’exclure de leur modélisation des éventualités toute notion préconçue quant aux résultats, d’éviter à tout prix de comprimer les plages afin de réduire le montant pour éventualités et de ne pas choisir un montant pour éventualités correspondant à une probabilité inférieure à Pmoy afin de réduire la valeur totale de l’estimation.

Une augmentation ou une diminution du montant pour éventualités n’a pas d’incidence sur l’exactitude du projet; elle change seulement la probabilité de surestimation et le profil de risque du projet.

Pour conclure

Une analyse des éventualités structurée devrait séparer clairement les éléments d’ingénierie ou de coût de maturité moindre, et distinguer les aspects du projet présentant un plus grand degré de complexité de ceux qui sont bien définis. Les variables associées aux éventualités devraient produire des plages suffisantes pour tenir compte adéquatement de la hausse potentielle des quantités, des prix et des heures de construction selon le degré de maturité et la complexité du site.

À partir de l’étape de l’étude de faisabilité, l’analyse des éventualités devrait permettre de définir l’estimation centrale et de présenter les montants pour éventualités en tant que probabilités de surestimation; elle devait aussi pouvoir définir le degré de confiance avec lequel on pourra atteindre l’intervalle de précision visée.

Enfin, le projet devrait comprendre l’engagement d’organiser un atelier officiel d’évaluation des risques, d’établir un registre des risques et de réaliser une analyse des risques avant de finaliser l’estimation.

L’idéal serait de décrire, dans le plan d’estimation produit peu après le lancement du projet, la différence entre les éventualités et les risques touchant les coûts et les échéanciers, ainsi que la méthodologie à utiliser pour établir les montants recommandés pour le coût des éventualités et le risque résiduel.