L'intégration réussie d'un nouveau système : c'est possible!

Avant même de discuter avec un fournisseur, il est primordial de définir les bases de votre projet. Cette étape est souvent bâclée, voire omise, par souci d’économie. Cependant, il faut plutôt voir cet exercice comme un investissement qui permettra de réduire les coûts d’intégration (à court terme) et les frais d’exploitation (à moyen terme).

Pour éviter les écueils, nous vous recommandons d’élaborer un plan d’intégration qui passe par les étapes suivantes :

• Définir de façon claire le problème qui doit être corrigé. Qu’il s’agisse d’augmenter la capacité, de réduire le temps de production ou le gaspillage ou encore de permettre une meilleure planification, définir la situation problématique en quelques lignes permettra de mieux y répondre.
• Effectuer des séances de remue-méninges en y faisant participer les responsables des services qui seront touchés par l’intégration du système (exploitation, entretien, ingénierie, SST, etc.).
• Définir les indices clés de performance du système et intégrer les outils de mesure aux solutions.
• Élaborer un plan d’affaires sommaire pour chacune des solutions retenues. Ne pas oublier d’estimer le coût sur la durée de vie de l’équipement et d’évaluer les risques commerciaux et ceux liés à la SST de chacune des solutions.
• Arrêter son choix sur une solution, avec options si requis.
• Rédiger un cahier des charges qui définira les critères de conception, les performances attendues ainsi que vos guides et normes (équipements, logiciels, programmation, etc.). Ceci assurera la compatibilité des technologies à intégrer avec celles de l’usine tout en réduisant votre inventaire de pièces.
• Préparer un échéancier réaliste des travaux.
• Rédiger une description sommaire du fonctionnement attendu du système.
• Définir l’étendue des travaux qui regroupera, outre le cahier des charges, les clauses commerciales. Y inclure un bordereau détaillé des coûts afin de faire ressortir le coût des éléments principaux du système. Y indiquer également les coûts unitaires afin de faciliter l’ajout ou le retrait de certains éléments, le cas échéant.
• Définir un plan de communication afin d’informer de façon régulière les parties prenantes durant tout le cycle de vie du projet.

Une bonne pratique consiste à élaborer un plan d’intégration maître qui pourra être utilisé comme document de base lors du démarrage de votre prochain projet.

BBA possède une expérience reconnue en élaboration de plans d’intégration et peut vous accompagner durant ce processus clé. N’hésitez pas à communiquer avec nous!